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什么是邮件合并?

什么是邮件合并?

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2月 14, 2023

不同职业的人每天都要向几个人发送带有相同文字的同一文件。 这些文件也有相同的设计和内容安排,但有不同的名称和地址。 创造这种信件的一个明显的方法是单独创造所有这些信件,反复运用同样的努力。 另一个解决方案可能是一种可以自动创建此类文件的方式。 这项任务可以很容易地通过使用文字处理器中的邮件合并功能来实现自动化,例如 微软Word .

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什么是邮件合并?

想象一下,圣诞节快到了。 在对节日的期待中,你想写一封节日信,寄给你的亲戚、同事、朋友、哥们和熟人。 你已经数到了25人。 使用普通的文字处理器会很困难,因为你必须将每条信息逐一复制并粘贴到公开信中。 这将花费你相当长的时间。 为了加快这个过程,你可以写一封信,然后用25种不同的问候语(亲爱的安妮、亲爱的卢伦、亲爱的信仰、亲爱的阿诺德等等)创建一个邮件合并。
最后,通过邮件合并,你可以节省时间,以最小的努力快速创建一个个性化的PDF文件。 你不必复制每封信,重写姓名和地址。 邮件合并使将独特数据放入文件的过程自动化。 邮件合并的工作原理是将一个数据库与你的文件联系起来。 数据库包含独特的元素(Anna, Lourens, Vera, Arnold等),而文件是信件、标签、发票或任何其他文件。

什么是Word中的邮件合并?

邮件合并 是Mirosoft Word和大多数其他文字处理应用程序的一项功能。 它允许用户向几十个收件人发送同一个文件或信件。 这个功能也允许你将一个单一的表单模板连接到一个数据源。 来源包含预定义的和支持的收件人数据,如一个名字或一个地址。
微软Word 是一种工具,它可以很容易地用独特的数据元素取代文件的一个部分。

换句话说,“邮件合并“是一个允许你从现有数据源(如Excel电子表格)快速创建个性化文件的功能。 例如,如果你有一个表格模板,你可以填入一些个性化的数据。 然后你可以把它作为一个PDF文件电邮给每个人。 (阅读关于什么是PDF文件以及如何使用它的文章。 上一篇文章 .)

你可以使用邮件合并创建哪些类型的文件?

  • 发票 – 如果你是一个自由职业者,为不同的公司工作,你需要向你的客户发送发票以获得报酬。 如果你有10个或更多不同的项目,使用邮件合并的目的是非常方便的。
  • 感谢信 – 如果你喜欢你的员工在公司的工作方式,你可以发送个性化的感谢信。 这样你就可以突出这个人的优点和他们对企业的贡献。 这样一份文件的目的是让员工感到自己很重要。 这有助于将有价值的专业人员留在公司,并激励他们更有成效地工作。
姓名徽章
  • 名片 – 如果你正在组织一个100人以上的商业聚会,你将在入口处给每个客人一个名牌。 客人可以迅速识别对方,并向他们提出正确的问题。
  • 雇员税表 – 如果你的公司有雇员,你需要每个月向国税局提交税表。 如果你使用邮件合并,你可以快速地做到这一点而不浪费时间。
  • 信封 -你可以创建印有特定信息的信封(如地址),而不必单独书写。
  • 学生申请表格 – 如果你在大学或学院任教,你必须为你的学生填写成千上万的表格,例如在每年的入学考试期间。 邮件合并使这一过程更加容易。 你不必手工复制和粘贴文本,只需输入学生的名字,程序会自动填写。
  • 电子邮件 – 这是一种快速而简单的方法,可以向大量受众发送个性化的电子邮件。
  • 标签 – 标签是发送文件和发送客户各种主题信息的最佳选择。
标签
  • 海报 – 如果你是一个演员、舞者或音乐家,你需要制作高质量的海报来宣布你在不同城市不同日期的音乐会。 一张精美的、设计合理的海报将吸引新的观众。 而且,成功不会很快到来。
  • 课程证书 – 当你教授一门课程时,在培训结束时,你通常会向你的学生发放课程完成证书。 该证书包括学生的姓名、考试成绩等。
大宗货物
  • 批量运输 – 如果你有自己的花店,每周有500个不同花束的订单。 你需要在每个包裹上写上每个收件人的姓名和地址。 每次你都会附上相同文字的明信片。 比如说。

    “亲爱的萨曼塔,我们很高兴用我们新鲜美丽的鲜花取悦你。愿你的一天更加美丽和光明!愿你的心情更加愉快!”。愿您的心情更加喜庆!谢谢您选择我们。Dolce工作室”。

    因此,你需要向每个客户粘贴相同的文本,只需改变快递员的姓名和地址即可。 你可以使用Mail Merge来编写这些卡片,用于批量发货。

总结

邮件合并将一个文件与一个数据源结合起来,例如生成预留地址的信封或邮寄标签。 它从一个单独的来源导入数据,如电子表格。 然后,它在信的空白处填上每个收件人的所需信息。 一些文字处理程序可以将数据库、电子表格或表格中的内容插入文本文件中。

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