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¿Cómo crear una combinación de correspondencia sencilla?

¿Cómo crear una combinación de correspondencia sencilla?

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marzo 17, 2023

Aprenda a crear una simple combinación de correspondencia utilizando LibreOffice, PDF Mail Merger y Microsoft Word. Estas guías paso a paso le ayudarán a ahorrar tiempo y esfuerzo al crear documentos personalizados para varios destinatarios.

Mail Merge simple

Tabla de contenidos

¿Qué es una combinación simple de correspondencia?

La combinación de correspondencia es un proceso de creación de mensajes, correos electrónicos o documentos personalizados para varios destinatarios a la vez. Esta técnica se utiliza para ahorrar tiempo y esfuerzo a las empresas y particulares que necesitan enviar correos electrónicos o cartas en masa. Con la combinación de correspondencia, puede personalizar cada mensaje insertando en el documento información individual del destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información relevante.

Tabla comparativa de creación de Mail Merge

A continuación se muestra una tabla comparativa para crear una combinación de correspondencia sencilla utilizando Microsoft Word , LibreOffice y PDF Mail Merger :

CaracterísticasMicrosoft WordFusionador de correo PDFLibreOffice
CostePagadoFreemiumGratis
PlataformasWindows, MacEn la webWindows, Mac, Linux
Fuentes de datosExcel, Access, Outlook, SQL ServerCSV, ExcelCSV, Excel, Access, MySQL, PostgreSQL
Asistente para combinar correspondencia
Inserción en el campoArrastrar y soltarArrastrar y soltarCuadro de diálogo
Vista previa
FormatoAmpliaLimitadoLimitado
Opciones de fusiónPrevisualizar, editar registros individuales, imprimir, guardar como PDF, enviar por correo electrónicoVista previa, Guardar como PDF, Combinar archivos PDF, Eliminar elementos de formularios interactivos, Enviar por correo electrónicoImprimir, guardar como PDF, correo electrónico
  • Como puede ver en la tabla comparativa, las tres aplicaciones ofrecen una función de combinación de correspondencia que permite crear documentos personalizados de forma rápida y eficaz.
  • LibreOffice es una alternativa gratuita y de código abierto a Microsoft Word que admite diversas fuentes de datos y cuenta con un asistente para la combinación de cartas que le guiará a lo largo del proceso.
  • PDF Mail Merger, por su parte, es un servicio basado en web que ofrece opciones de fusión y personalización de correo electrónico. También permite a los usuarios fusionar datos en PDF, por lo que es ideal para quienes necesitan una simple fusión de correo electrónico.
  • Microsoft Word y LibreOffice son las mejores opciones para quienes buscan amplias funciones de fusión de correo y colaboración.
  • PDF Mail Merger es una buena opción para quienes desean fusionar datos en PDF, y es fácil de usar, lo que puede ser una ventaja para quienes no están familiarizados con programas más complejos como Microsoft Word.

En última instancia, la elección de la aplicación depende de sus necesidades específicas y de su presupuesto.

Creación de Mail Merge con LibreOffice

LibreOffice, una popular suite ofimática de código abierto, ofrece una función de combinación de correspondencia fácil de usar que permite combinar datos de una hoja de cálculo o base de datos en un documento.
Estos son los pasos a seguir:

Paso 1: Crear una fuente de datos

El primer paso en la fusión de correo con LibreOffice es crear una fuente de datos. Puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto que contenga la información del destinatario. En este ejemplo, utilizaremos una hoja de cálculo como fuente de datos. Crea una nueva hoja de cálculo y añade las columnas necesarias para tus datos. Por ejemplo, si estás creando cartas, puedes tener columnas para el nombre, la dirección y el saludo del destinatario.

Paso 2: Guarde su fuente de datos

Una vez introducidos todos los datos, guarda la hoja de cálculo como archivo CSV (Comma Separated Value). Este formato de archivo se utiliza habitualmente para el intercambio de datos entre distintas aplicaciones informáticas.

Paso 3: Crear un documento

Abra LibreOffice Writer y cree un nuevo documento. En este documento, creará la plantilla que se utilizará para la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si estás creando cartas, puedes crear un membrete y dejar espacio para el nombre y la dirección del destinatario.

Paso 4: Insertar campos de fusión

Para insertar campos de fusión, vaya a «Menú «Insertar» y haga clic en «Campos«. En el menú desplegable, seleccione «Otros«. En la sección «Campos«seleccione la opción «Base de datospestaña «. Seleccione el archivo fuente de datos y, a continuación, la hoja que contiene los datos. Debería ver una vista previa de sus datos en la ventana. Seleccione la columna que contiene los datos que desea insertar en el documento y, a continuación, haga clic en «Inserte«. Esto insertará un campo de fusión en su documento. Repita este proceso para todos los datos que desee incluir.

Paso 5: Vista previa y fusión

Una vez que haya insertado todos los campos de combinación, vaya al menú«Herramientas» y haga clic en«Asistente para combinación de correspondencia«.

En el primer paso del asistente, seleccione«Utilizar el documento actual» y haga clic en«Siguiente«. En el segundo paso, seleccione «Utilizarun archivo de texto separado por comas» y busque su archivo de origen de datos. Haga clic en«Siguiente». En el tercer paso, seleccione la hoja que contiene sus datos y haga clic en«Siguiente». En el cuarto paso, puede previsualizar sus cartas y hacer los ajustes necesarios. Por último, en el quinto paso, puede elegir entre imprimir, guardar o enviar por correo electrónico los documentos fusionados.

La función de combinación de correspondencia de LibreOffice es una herramienta para crear cartas, sobres y etiquetas personalizados de forma rápida y eficaz. Siguiendo los pasos anteriores, puedes combinar fácilmente los datos de una hoja de cálculo en un documento y crear un gran número de documentos personalizados en cuestión de minutos.

Crear combinación de correspondencia con PDF Mail Merger

PDF Mail Merger es una potente herramienta que simplifica el proceso de combinación de correspondencia con archivos PDF creando documentos PDF personalizados para múltiples destinatarios. Con su interfaz intuitiva y sus funciones avanzadas, PDF Mail Merger es una solución ideal para empresas y particulares que necesitan enviar archivos PDF masivos que requieren información personalizada.

PDF Mail Merger funciona utilizando una fuente de datos, como una hoja de cálculo Excel o un archivo CSV, que contiene la información que desea fusionar en sus documentos PDF.

Combinación de correspondencia

Una vez que tenga lista su fuente de datos, puede iniciar el proceso de combinación de correspondencia siguiendo estos pasos:

Paso 1: Cargar archivos PDF


El primer paso para crear una combinación de correspondencia con PDF Mail Merger es cargar el archivo PDF de origen. Puede ser un archivo PDF que contenga la plantilla para la combinación de correspondencia. Cargue su archivo PDF mediante arrastrar y soltar, o reutilice un archivo PDF cargado previamente.

Paso 2: Cargar archivo Excel


El siguiente paso es cargar su fuente de datos. Se trata de la hoja de cálculo o documento que contiene la información que desea combinar en sus archivos PDF. Cargue el archivo Excel con todos sus datos. Admitimos todos los formatos habituales de hojas de cálculo.

Paso 3: Editar plantilla


Después de cargar los archivos PDF y la fuente de datos Excel, el siguiente paso es editar la plantilla. Puede añadir marcadores de posición para los campos de fusión que utilizará para personalizar sus archivos PDF. Arrastre y suelte los campos en el archivo PDF. Los campos se derivan de los nombres de columna del archivo Excel cargado y se rellenarán con el contenido de las columnas específicas del archivo Excel.

Paso 4: Descargar PDF personalizados


Una vez que esté satisfecho con sus archivos PDF personalizados en la función de vista previa, el siguiente paso es generarlos. Pulsa el botón «Generar PDF» y, al cabo de unos segundos, podrás descargar los formularios PDF cumplimentados.

Paso 6: Enviar PDF como archivo adjunto de correo electrónico


Después de descargar sus archivos PDF personalizados, el siguiente paso es enviarlos a sus destinatarios.

PDF Mail Merger ofrece una función de integración de correo electrónico que le permite enviar correos electrónicos personalizados directamente desde la aplicación. Envíe los correos electrónicos personalizados con archivos PDF adjuntos a miles de destinatarios con un solo clic en el botón«Enviar correos electrónicos«. A continuación, consulte el informe de correo electrónico para ver qué mensajes se han podido entregar correctamente.

PDF Mail Merger ofrece varias funciones avanzadas que lo convierten en una herramienta versátil para crear documentos PDF personalizados. PDF Mail Merger también permite a los usuarios combinar todos los documentos PDF generados en un único archivo.

  • Una de las principales ventajas de utilizar PDF Mail Merger es que ahorra tiempo y esfuerzo al automatizar el proceso de fusión de correos electrónicos. En lugar de crear manualmente cada documento, PDF Mail Merger crea automáticamente todos los archivos PDF personalizados. Esto lo hace práctico para las empresas que necesitan enviar facturas, extractos o contratos en masa con información personalizada.
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Creación de combinación de correspondencia con Microsoft Word

Microsoft Word ofrece una forma cómoda de realizar una combinación de correspondencia, lo que le permite crear un documento personalizado para varios destinatarios. A continuación se indican los pasos para crear una combinación de correspondencia sencilla con Microsoft Word:

Paso 1: Crear una fuente de datos

El primer paso para crear una combinación de correspondencia con Microsoft Word es crear una fuente de datos, que suele ser una hoja de cálculo de Excel. El origen de datos contiene los nombres y direcciones de los destinatarios, así como cualquier otra información que desee incluir en el documento personalizado.

Paso 2: Abrir un nuevo documento

A continuación, abra un nuevo documento en Microsoft Word. Esta será la plantilla que utilizará para crear los documentos personalizados para cada destinatario.

Paso 3: Insertar campos de fusión

Con el nuevo documento abierto, haga clic en la pestaña«Envíos» de la cinta situada en la parte superior de la pantalla. A continuación, haga clic en el botón«Insertar campo de fusión» para insertar campos de fusión que correspondan a las columnas de su fuente de datos.

Paso 4: Vista previa de la fusión

Una vez insertados los campos de fusión, haga clic en el botón«Vista previa de los resultados» para ver el aspecto que tendrán los documentos personalizados. Esto le permite realizar los cambios necesarios antes de proceder a la fusión.

Paso 5: Realizar la fusión

Después de previsualizar la fusión, haga clic en el botón«Finalizar y fusionar» para completar la fusión. Esto creará un nuevo documento para cada destinatario, con los campos de fusión sustituidos por los datos correspondientes en la fuente de datos.

Paso 6: Guardar e imprimir los documentos

Por último, guarda los documentos fusionados e imprímelos o envíalos por correo electrónico. También puede elegir editar cada documento individual antes de guardarlo e imprimirlo.

Crear una combinación de correspondencia simple con Microsoft Word es un proceso sencillo. Con sólo unos pasos, puede crear un documento personalizado para varios destinatarios, ahorrando tiempo y esfuerzo y manteniendo al mismo tiempo un aspecto profesional.

Microsoft

Consejos para mejorar la combinación de correspondencia

Paso 1: Elija una plataforma para Mail Merge.
Hay muchas plataformas disponibles para la fusión de correo, como Microsoft Word, Excel, LibreOffice y Pdf Mail Merger. Elija la plataforma que más le convenga y con la que se sienta más cómodo.

Paso nº 2: Crear una fuente de datos.
El origen de datos es la lista de destinatarios a los que desea enviar el correo electrónico o la carta. Puede ser una hoja de cálculo o una base de datos. La fuente de datos debe tener todos los campos necesarios que desee utilizar en su mensaje. Por ejemplo, si desea personalizar su mensaje con el nombre y la dirección del destinatario, su fuente de datos debe incluir columnas para el nombre y la dirección.

Paso nº 3: Prepare su documento.
Cree el documento que desea enviar, ya sea un correo electrónico o una carta. Asegúrese de incluir marcadores de posición para los campos que desee personalizar, como el nombre o la dirección del destinatario. Por ejemplo, en una carta, puede incluir un marcador de posición como «Estimado [Name],». Se sustituirá por el nombre del destinatario durante el proceso de combinación de correspondencia.

Paso 4: Insertar campos de fusión.
En su documento, inserte los campos de fusión que correspondan a los campos de su fuente de datos. En Microsoft Word, puede hacerlo haciendo clic en la pestaña«Mailings» y seleccionando«Insert Merge Field«. En LibreOffice, puede utilizar el menú«Complementos» y seleccionar«Otra combinación de correspondencia». En PDF Mail Merger, puede insertar campos de fusión utilizando una sintaxis específica que el software reconoce.

Paso 5: Previsualizar y probar.
Antes de enviar tu mensaje, previsualízalo para asegurarte de que tiene un aspecto correcto. Para ello, ejecute una fusión de prueba con una pequeña muestra de su fuente de datos. Asegúrese de que todos los campos merge están rellenados correctamente y de que el mensaje tiene el aspecto deseado.

Paso nº 6: Envíe su mensaje.
Una vez que haya previsualizado y probado su mensaje, puede enviarlo a todos los destinatarios de su fuente de datos. En la mayoría de las plataformas, puede hacerlo pulsando el botón «Finalizar y combinar» y seleccionando«Enviar mensajes de correo electrónico» o«Imprimir documentos«.

Paso 7: Revisar los resultados.
Después de enviar el mensaje, revise los resultados para asegurarse de que todo ha ido bien. Compruebe que todos los mensajes se han enviado a los destinatarios correctos y que todos los campos merge se han rellenado correctamente.

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Conclusión

La combinación de correspondencia es una herramienta útil para crear documentos personalizados para varios destinatarios. LibreOffice, PDF Mail Merger y Microsoft Word ofrecen formas sencillas y eficaces de realizar fusiones de correo, cada una con sus características y ventajas únicas. Siguiendo las guías paso a paso proporcionadas, podrá crear fácilmente fusiones de correo y ahorrar tiempo y esfuerzo, manteniendo al mismo tiempo un aspecto profesional.

Si este artículo le ha resultado útil, consulte otros artículos de nuestro blog.

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