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Wie man eine PDF-Datei zusammenfügt und als E-Mail-Anhang versendet

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Wie man eine PDF-Datei zusammenfügt und als E-Mail-Anhang versendet

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16. Oktober 2021

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit PDF Mail Merger in fünf einfachen Schritten eine PDF-Datei automatisch füllen können. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und erstellen Sie einen neuen Serienbrief mit einem Klick auf „Serienbrief erstellen“:

Schritt 1: Hochladen Ihrer PDF-Datei

Im ersten Schritt laden Sie das PDF-Formular, das Sie als Vorlage verwenden möchten, per Drag & Drop oder durch Anklicken des Kästchens hoch. Dabei spielt es keine Rolle, ob das PDF interaktive Formularelemente enthält oder nicht.

Sobald Sie die PDF-Datei hochgeladen haben, werden Sie zum zweiten Schritt weitergeleitet.

Schritt #2: Laden Sie Ihre Excel-Tabelle hoch

Hier können Sie Ihre Excel-Datei hochladen. Stellen Sie sicher, dass sich die relevanten Daten auf dem ersten Blatt Ihrer Excel-Arbeitsmappe befinden und dass jede Spalte eine Spaltenüberschrift hat.

Schritt Nr. 3: Ziehen Sie die Platzhalter per Drag & Drop auf Ihre PDF-Datei.

Nach dem Hochladen der Excel-Datei wird im dritten Schritt der Editor geladen. Ziehen Sie die Platzhalter auf der linken Seite des Bildschirms auf die PDF-Datei und legen Sie sie dort ab. Die Platzhalternamen ergeben sich aus den Spaltenüberschriften Ihrer Excel-Datei, die PDF Mail Merger später durch die Daten der entsprechenden Excel-Spalte ersetzt.

Sie können im Suchfeld nach einem bestimmten Platzhalter suchen:

Wenn keine oder falsche Platzhalter angezeigt werden, können Sie diese über den Link „Kopfzeile ändern…“ anpassen. Sie sehen dann einen Auszug aus Ihrer Excel-Tabelle. Markieren Sie die Zeile, in der sich die Spaltenüberschriften tatsächlich befinden. Mit einem Klick auf „Kopfzeile ändern“ werden die Platzhalter entsprechend neu generiert:

Die Symbolleiste

Sie können die Platzhalter an die gewünschte Position ziehen und das Aussehen über die Symbolleiste anpassen.

  • Schriftfamilie: Wählen Sie eine von drei Schriftarten. In Kürze werden Sie weitere Schriftarten auswählen oder Ihre eigenen hochladen können.
  • Schriftgröße: Sie können eine von mehreren Schriftgrößen auswählen, um die Textgröße der Platzhalter anzupassen.
  • Textausrichtung: Wählen Sie die linke oder rechte Ausrichtung oder zentrieren Sie Ihren Text.
  • Textfarbe: Wählen Sie eine der vordefinierten Farben oder geben Sie den Hex-Code der gewünschten Farbe ein.
  • Platzhalter löschen: Um einen Platzhalter im Editor zu löschen, klicken Sie auf den roten Mülleimer.

Vorschau Ihrer Daten

Mit einem Klick auf „Vorschau“ können Sie sehen, wie die später erzeugten PDF-Dateien aussehen werden.

Die Spaltennamen im Editor werden durch die Daten aus Ihrer Excel-Datei ersetzt.

Blättern Sie durch die einzelnen PDF-Dateien, wobei jede PDF-Datei mit dem Datensatz aus einer Zeile in der Excel-Datei gefüllt wird.

Vergewissern Sie sich, dass alles korrekt angezeigt wird, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Sobald Sie alle Platzhalter wie gewünscht hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Speichern & Weiter“.

Schritt Nr. 4: Legen Sie die Optionen für Ihren PDF-Serienbrief fest

Sie werden zum vierten und letzten Schritt weitergeleitet.

Ihr Gleichgewicht

In dieser Tabelle sehen Sie, wie viele Guthaben für den Serienbrief verbraucht wurden und wie viele Sie noch auf Ihrem Konto haben. Ein Guthaben erzeugt ein PDF-Dokument für eine einzige Zeile in Ihrer Excel-Tabelle. Der kostenlose Tarif beinhaltet kostenlose PDF-Dateien pro Monat, und Sie können ihn problemlos erweitern, wenn Sie mehr PDF-Dateien benötigen.

Einstellungen

Im Folgenden können Sie weitere Einstellungen für die Dateinamen, Ausgabeoptionen und die E-Mail-Vorlage vornehmen. Schauen wir uns alle Einstellungen im Detail an.

Festlegen von benutzerdefinierten Dateinamen

Im ersten Abschnitt können Sie einen eigenen Dateinamen für die erzeugten PDF-Dateien angeben. Sie können auch Variablen verwenden, um auf Daten aus Ihrer hochgeladenen Excel-Datei zuzugreifen. Sie können eine Variable definieren, indem Sie das Zeichen @ eingeben und den entsprechenden Spaltennamen aus dem Dropdown-Menü auswählen. Wenn Ihre Excel-Datei mehr Spaltennamen enthält, als im Dropdown-Menü angezeigt werden können, geben Sie den Spaltennamen nach dem @-Zeichen ein, um die Auswahl im Dropdown-Menü einzuschränken. Um eine Platzhaltervariable zu löschen, klicken Sie einfach auf das x und sie wird entfernt.

Ausgabe-Optionen

Im nächsten Abschnitt können Sie die Ausgabeoptionen anpassen. Wählen Sie, ob Sie die Ausgabedateien als einzelne PDF-Dateien oder als eine große, kombinierte PDF-Datei herunterladen möchten. Sie können auch wählen, ob vorhandene interaktive Formularelemente wie Textfelder, Optionsfelder usw. aus den PDF-Dateien entfernt werden sollen oder ob diese beibehalten werden sollen. Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie wählen sollen, empfehlen wir Ihnen, die Standardeinstellungen beizubehalten.

Als E-Mail-Anhang senden

Im letzten Abschnitt können Sie angeben, ob Sie die PDF-Dateien als E-Mail-Anhang an eine Empfängerliste aus Ihrer Excel-Datei senden möchten. Bitte beachten Sie, dass Sie den Pro- oder Enterprise-Plan abonniert haben müssen, um diese optionale Funktion nutzen zu können.

Wenn Sie alles vorbereitet haben, klicken Sie auf „PDF-Dateien generieren“:

Warten Sie ein paar Sekunden, bis der Seriendruck abgeschlossen ist.

Schritt Nr. 5: Herunterladen der generierten PDF-Dateien

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die ausgefüllten PDF-Formulare herunterzuladen.

Die heruntergeladene Zip-Datei enthält alle PDF-Formulare, die automatisch mit den Daten aus Ihrer Excel-Tabelle ausgefüllt werden.

Die PDF-Dateien wurden mit den Platzhaltern aus dem Editor gefüllt (im Screenshot unten haben wir die gefüllten Platzhalter mit rot zur Verdeutlichung).

Sie können hier ein kostenloses Konto für PDF Mail Merger erstellen. Wenn Sie Fragen haben, steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung – schreiben Sie einfach eine E-Mail an [email protected]. Danke fürs Lesen und bis bald!

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