Menschen in verschiedenen Berufen müssen jeden Tag dasselbe Dokument mit demselben Text an mehrere Personen senden. Diese Dokumente sind ebenfalls gleich aufgebaut und inhaltlich gegliedert, tragen jedoch unterschiedliche Namen und Adressen. Eine offensichtliche Möglichkeit, solche Briefe zu erstellen, besteht darin, sie alle einzeln zu erstellen und dabei immer wieder den gleichen Aufwand zu betreiben. Eine andere Lösung könnte darin bestehen, dass solche Dokumente automatisch erstellt werden können. Diese Aufgabe kann leicht automatisiert werden, indem man die Serienbrieffunktion in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word .
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Mail Merge?
- Was ist Seriendruck in Word?
- Welche Arten von Dokumenten können Sie mit Mail Merge erstellen?
- Schlussfolgerung
Was ist Mail Merge?
Stellen Sie sich vor, dass Weihnachten vor der Tür steht. In Vorfreude auf die Feiertage wollen Sie einen Urlaubsbrief schreiben und ihn an Ihre Verwandten, Kollegen, Freunde, Bekannten und Bekannten schicken. Sie haben 25 Personen gezählt. Die Verwendung eines normalen Textverarbeitungsprogramms wird schwierig sein, da Sie jede Nachricht einzeln kopieren und in einen offenen Brief einfügen müssen. Das wird eine ganze Weile dauern. Um diesen Prozess zu beschleunigen, können Sie einen Brief schreiben und einen Serienbrief mit 25 verschiedenen Grußformeln erstellen (Liebe Anne, Liebe Louren, Lieber Glaube, Lieber Arnold, usw.).
Mit einem Seriendruck können Sie Zeit sparen und mit minimalem Aufwand ein personalisiertes PDF-Dokument erstellen. Sie brauchen nicht jeden Brief zu kopieren und Namen und Adressen neu zu schreiben. Mail Merging automatisiert den Prozess des Einfügens eindeutiger Daten in das Dokument. Beim Mail-Merging wird eine Datenbank mit Ihrem Dokument verknüpft. Die Datenbank enthält eindeutige Elemente (Anna, Lourens, Vera, Arnold usw.), und das Dokument ist ein Brief, ein Etikett, eine Rechnung oder eine andere Datei.
Was ist Seriendruck in Word?
Serienbriefe ist eine Funktion von Mirosoft Word und den meisten anderen Textverarbeitungsprogrammen. Es ermöglicht den Nutzern, ein und dasselbe Dokument oder einen Brief an Dutzende von Empfängern zu senden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen auch, eine einzelne Formularvorlage mit einer Datenquelle zu verbinden. Die Quelle enthält vordefinierte und unterstützte Empfängerdaten, wie z. B. einen Namen oder eine Adresse.
Microsoft Word
ist ein Werkzeug, mit dem man einen Teil eines Dokuments leicht durch eindeutige Datenelemente ersetzen kann.
Mit anderen Worten:„Mail Merge“ ist eine Funktion, mit der Sie schnell personalisierte Dokumente aus einer vorhandenen Datenquelle (z. B. einer Excel-Tabelle) erstellen können. Wenn Sie z. B. eine Formularvorlage haben, können Sie einige personalisierte Daten eingeben. Sie können es dann als PDF-Dokument per E-Mail an jede Person senden. (Lesen Sie, was eine PDF-Datei ist und wie man sie benutzt, in unserem vorherigen Artikel .)
Welche Arten von Dokumenten können Sie mit Mail Merge erstellen?
- Rechnungen – Wenn Sie als Freiberufler für verschiedene Unternehmen tätig sind, müssen Sie Ihren Kunden Rechnungen schicken, um bezahlt zu werden. Wenn Sie 10 oder mehr verschiedene Projekte haben, ist die Verwendung von Mail Merge für solche Zwecke sehr praktisch.
- Dankesbriefe – Wenn Ihnen die Arbeit Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gefällt, können Sie personalisierte Dankesschreiben versenden. Auf diese Weise können Sie die Verdienste der Person und ihren Beitrag zum Unternehmen hervorheben. Der Zweck eines solchen Dokuments ist es, dem Arbeitnehmer das Gefühl zu geben, wichtig zu sein. Es trägt dazu bei, wertvolle Fachkräfte im Unternehmen zu halten und sie zu noch produktiverer Arbeit zu motivieren.
- Namensschilder – Wenn Sie eine geschäftliche Veranstaltung für 100 oder mehr Personen organisieren, werden Sie jedem Gast am Eingang ein Namensschild geben. Die Gäste können einander schnell erkennen und ihnen die richtigen Fragen stellen.
- Steuerformulare für Mitarbeiter – Wenn Ihr Unternehmen Angestellte hat, müssen Sie jeden Monat Steuerformulare beim Finanzamt einreichen. Sie können dies schnell und ohne Zeitverlust tun, wenn Sie Mail Merge verwenden.
- Briefumschläge -Sie können Umschläge erstellen, auf die bestimmte Informationen gedruckt werden (z. B. die Adresse), ohne dass Sie diese einzeln schreiben müssen.
- Antragsformulare für Studenten – Wenn Sie an einer Universität oder Hochschule unterrichten, müssen Sie Tausende von Formularen für Ihre Studenten ausfüllen, z. B. bei den jährlichen Aufnahmeprüfungen. Mit Mail Merge ist dieser Prozess viel einfacher. Sie müssen den Text nicht von Hand kopieren und einfügen, sondern geben einfach die Namen der Schüler ein, und das Programm füllt sie automatisch aus.
- E-Mail – Es ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, eine personalisierte E-Mail an ein großes Publikum zu senden .
- Etiketten – Etiketten eignen sich hervorragend für den Versand von Dokumenten und die Übermittlung von Kundeninformationen zu einer Vielzahl von Themen.
- Plakate – Wenn Sie Schauspieler, Tänzer oder Musiker sind, müssen Sie hochwertige Plakate erstellen, um Ihre Konzerte in verschiedenen Städten und zu verschiedenen Terminen anzukündigen. Ein schön und richtig gestaltetes Plakat wird ein neues Publikum anziehen. Und der Erfolg wird nicht lange auf sich warten lassen.
- Kurszertifikate – Wenn Sie einen Kurs unterrichten, händigen Sie Ihren Kursteilnehmern am Ende des Kurses in der Regel eine Bescheinigung über den Kursabschluss aus. Das Zertifikat enthält den Namen des Schülers, das Prüfungsergebnis und mehr.
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Großlieferungen
– Sie haben ein eigenes Blumengeschäft und erhalten 500 Bestellungen für verschiedene Sträuße pro Woche. Sie müssen den Namen und die Adresse jedes Empfängers auf jedes Paket schreiben. Sie legen jedes Mal Postkarten mit demselben Text bei. Zum Beispiel:
„Liebe Samanta, wir freuen uns, Sie mit unseren frischen und schönen Blumen zu erfreuen. Möge Ihr Tag schöner und heller werden! Und möge Ihre Stimmung noch festlicher sein! Danke, dass Sie uns gewählt haben. Dolce Studio.“
Sie müssen also für jeden Kunden denselben Text einfügen und nur den Namen und die Adresse für die Kurierzustellung ändern. Sie können diese Karten für Massensendungen mit Mail Merge erstellen .
Schlussfolgerung
Der Seriendruck kombiniert ein Dokument mit einer Datenquelle, um zum Beispiel voradressierte Umschläge oder Versandetiketten zu erstellen. Es importiert Daten aus einer separaten Quelle, z. B. einer Tabellenkalkulation. Es füllt dann die leeren Felder des Briefes mit den erforderlichen Informationen für jeden Empfänger aus. Einige Textverarbeitungsprogramme können Inhalte aus einer Datenbank, einer Tabellenkalkulation oder einer Tabelle in Textdokumente einfügen.
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