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Signieren einer PDF-Datei

Signieren einer PDF-Datei

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10. Oktober 2023

In der heutigen digitalen Welt ist es unerlässlich, PDF-Dateien schnell und sicher signieren zu können. Egal, ob es sich um einen Vertrag, eine Rechnung oder eine rechtliche Vereinbarung handelt, die Unterzeichnung einer PDF-Datei ist der Beweis für die Authentizität und die rechtliche Verbindlichkeit des Dokuments. Bei der Vielzahl der Möglichkeiten kann es jedoch schwierig sein zu wissen, wo man anfangen soll. Aus diesem Grund haben wir dieses Arbeitsblatt erstellt, das Ihnen helfen soll, den Prozess des Signierens einer PDF-Datei zu verstehen. Erfahren Sie, wie Sie einer PDF-Datei eine handschriftliche oder elektronische Signatur hinzufügen können. Verstehen Sie die Bedeutung digitaler Signaturen und folgen Sie den schrittweisen Anweisungen zum Signieren und Überprüfen einer PDF-Datei. Gewährleisten Sie die Authentizität und Sicherheit Ihrer Dokumente.

Signieren einer PDF-Datei

Inhaltsverzeichnis

Wer muss die PDF-Datei unterschreiben?

Eine Vielzahl von Personen und Organisationen, darunter Unternehmen, Behörden, Bildungseinrichtungen und Einzelpersonen, müssen möglicherweise eine PDF-Datei signieren.

Wer muss die PDF-Datei unterschreiben?

Für Unternehmen kann eine signierte PDF-Datei verwendet werden, um Verträge mit Kunden, Lieferanten oder Partnern zu unterzeichnen.

Behörden können signierte PDFs verwenden, um offizielle Dokumente wie Genehmigungen und Lizenzen zu genehmigen.

PDF-Datei
signierte PDFs

Im Bildungswesen können signierte PDF-Dateien für Immatrikulationsvereinbarungen, Finanzhilfedokumente und andere Formen des offiziellen Schriftverkehrs verwendet werden.

Einzelpersonen können digitale Signaturen verwenden, um Dokumente für Kredite, Stellenangebote oder andere persönliche Transaktionen zu unterzeichnen und zurückzugeben.

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Welche Werkzeuge und Software benötigen Sie, um eine PDF-Datei zu signieren?

Um eine PDF-Datei zu signieren, benötigen Sie die folgenden Tools und Software:

  • Ein Computer mit Internetzugang und einem PDF-Reader
  • Ein Zertifikat für eine digitale Signatur
  • Ein Werkzeug zur Erstellung von Signaturen (z. B. Adobe Acrobat , DocuSign oder eine andere Software für digitale Signaturen)
Signieren einer PDF-Datei

Welche Möglichkeiten haben Sie zum Signieren der PDF-Datei?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine PDF-Datei zu signieren, darunter:

  • Digitale Unterschrift
  • Elektronische Unterschrift
  • Handschriftlich

Es ist wichtig, dass Sie sich für die Option entscheiden, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, und dass Sie sicherstellen, dass die von Ihnen verwendete Software zuverlässig und sicher ist.

OptionDefinitionRechtmäßigkeitSicherheitKosten
Digitale UnterschriftEine Art von elektronischer Signatur, die kryptografische Methoden verwendet, um die Authentizität und Integrität eines Dokuments zu überprüfen.In den meisten Ländern, darunter die USA, die EU und Kanada, rechtlich bindend.Äußerst sicher, da ein digitales Zertifikat erforderlich ist, das von einer vertrauenswürdigen Stelle ausgestellt wurde.Teuer
Elektronische UnterschriftJeder elektronische Vorgang, der die Annahme oder Zustimmung zu den Bedingungen eines Dokuments oder Vertrags anzeigt.In den meisten Ländern, darunter die USA, die EU und Kanada, rechtlich bindend.Kann weniger sicher sein, da es so einfach sein kann, seinen Namen einzutippen.Kostenlos
Handschriftliche UnterschriftEine physische Unterschrift, die gescannt oder fotografiert und dann in ein Dokument eingefügt wird.In den meisten Ländern, darunter die USA, die EU und Kanada, rechtlich bindend.Die Sicherheit hängt von der Qualität des Scans oder Fotos und der Fälschbarkeit ab.Frei/Zeit
Vergleich der Optionen zum Signieren einer PDF-Datei
Software

Option 1: Digitale Signatur

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist eine sichere und verschlüsselte Form der Unterschrift, die zur Überprüfung der Authentizität eines Dokuments verwendet wird. Es verwendet eine Kombination aus Verschlüsselungsalgorithmen und einer Public-Key-Infrastruktur (PKI), um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen und um sicherzustellen, dass das Dokument seit seiner Unterzeichnung nicht manipuliert wurde. Digitale Signaturen bestätigen, dass der Unterzeichner den Bedingungen des Dokuments zugestimmt hat, und bieten eine sichere und effiziente Möglichkeit, wichtige Dokumente im digitalen Zeitalter zu unterzeichnen.

Digitale Signaturen sind wichtig, weil sie die Authentizität und Integrität elektronischer Dokumente gewährleisten. Sie authentifiziert die Identität des Unterzeichners und bestätigt, dass das Dokument seit seiner Unterzeichnung nicht verändert wurde. Dies ist sehr wichtig für rechtsverbindliche Vereinbarungen, Verträge und andere wichtige Dokumente, da es die Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronischer Transaktionen gewährleistet.

Wie signiere ich eine PDF-Datei mit einer digitalen Signatur?

  1. Besorgen Sie sich ein Zertifikat für eine digitale Signatur: Der erste Schritt beim elektronischen Signieren einer PDF-Datei besteht darin, ein Zertifikat für eine digitale Signatur zu erhalten. Dieses Zertifikat ist ein sicherer digitaler Ausweis, der Ihre Identität verifiziert und es Ihnen ermöglicht, das Dokument elektronisch zu unterzeichnen. Es gibt viele Möglichkeiten, ein digitales Signaturzertifikat zu erhalten, einschließlich der Verwendung eines vertrauenswürdigen Drittanbieters oder des Erwerbs eines digitalen Zertifikats von einer Zertifizierungsstelle.
  2. Installieren Sie Software für digitale Signaturen: Sobald Sie ein Zertifikat für eine digitale Signatur erhalten haben, müssen Sie eine Software für digitale Signaturen auf Ihrem Computer installieren. Diese Software wird zum Erstellen und Verwalten digitaler Signaturen und zum Signieren von PDF-Dateien verwendet.
  3. Öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie signieren möchten: Nach der Installation der Software für digitale Signaturen öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie signieren möchten.
  4. Erstellen Sie eine elektronische Signatur: Verwenden Sie die Software für digitale Signaturen, um eine elektronische Signatur zu erstellen. Geben Sie dazu Ihren Namen ein und wählen Sie das gewünschte Zertifikat für die digitale Signatur aus.
  5. Fügen Sie die elektronische Signatur in die PDF-Datei ein: Sobald Sie eine elektronische Signatur erstellt haben, fügen Sie sie in die PDF-Datei ein, indem Sie in der Software für digitale Signaturen auf die Schaltfläche„Unterschreiben“ oder„Signatur einfügen“ klicken. Sie können die Signatur an beliebiger Stelle in der PDF-Datei platzieren.
  6. Überprüfen Sie die Signatur: Nachdem Sie die elektronische Signatur in die PDF-Datei eingefügt haben, überprüfen Sie die Signatur, um sicherzustellen, dass sie dem Dokument ordnungsgemäß hinzugefügt wurde. Dieser Schritt ist wichtig, da er bestätigt, dass die Signatur gültig ist und das Dokument nicht manipuliert wurde.
  7. Speichern Sie die signierte PDF-Datei: Speichern Sie abschließend die signierte PDF-Datei. Die PDF-Datei ist nun signiert und kann an den Empfänger gesendet werden.

Das elektronische Signieren einer PDF-Datei ist eine schnelle und sichere Methode, um einem Dokument eine Unterschrift hinzuzufügen, ohne es drucken, scannen oder faxen zu müssen. Mit Hilfe von Software für digitale Signaturen oder webbasierten Diensten lassen sich PDF-Dateien jederzeit und überall mit nur wenigen Klicks unterschreiben. Und da elektronische Signaturen mit sicheren digitalen Zertifikaten erstellt werden, bieten sie eine zuverlässige und vertrauenswürdige Möglichkeit, die Identität des Unterzeichners und die Authentizität des Dokuments zu überprüfen.

Wie können Sie ein Zertifikat für eine digitale Signatur erhalten?

Um ein digitales Signaturzertifikat zu erhalten, können Sie entweder eines von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle erwerben oder ein selbstsigniertes Zertifikat mit dem Signaturerstellungstool erstellen. Eine Zertifizierungsstelle überprüft Ihre Identität und stellt ein Zertifikat aus, während ein selbstsigniertes Zertifikat von Ihnen selbst erstellt werden kann, ohne dass eine Überprüfung erforderlich ist.

Option #2: Elektronische Unterschrift

Das Signieren einer PDF-Datei mit einem Online-Signaturdienst wie DocuSign oder HelloSign ist ein schneller und einfacher Prozess.

Wie fügt man eine elektronische Signatur hinzu?

  1. Ein Konto erstellen: Zunächst müssen Sie ein Konto bei dem Online-Signaturdienst Ihrer Wahl anlegen. Die meisten Online-Signaturdienste bieten eine kostenlose Testversion oder einen kostenlosen Plan an, mit dem Sie eine begrenzte Anzahl von Dokumenten signieren können. Sie können sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihren Konten in sozialen Medien für ein Konto anmelden.
  2. Laden Sie die PDF-Datei hoch: Nachdem Sie sich für ein Konto angemeldet haben, müssen Sie die PDF-Datei hochladen, die Sie signieren möchten. Bei den meisten Online-Signaturdiensten können Sie Dateien von Ihrem Computer, von Cloud-Speicherdiensten wie Google Drive oder Dropbox oder sogar direkt von Ihrer E-Mail hochladen.
  3. Unterschrift hinzufügen: Nachdem Sie die PDF-Datei hochgeladen haben, müssen Sie dem Dokument Ihre Unterschrift hinzufügen. Dazu können Sie die Signaturtools des Online-Signaturdienstes verwenden, mit denen Sie Ihre Signatur in der Regel mit der Maus, dem Trackpad oder dem Touchscreen zeichnen können. Alternativ können Sie auch ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen oder eine vorgefertigte Unterschriftenvorlage verwenden.
  4. Überprüfen und bearbeiten: Sobald Sie Ihre Unterschrift in das Dokument eingefügt haben, sollten Sie es sorgfältig überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Die meisten Online-Signaturdienste ermöglichen es Ihnen, das Dokument zu vergrößern und zu verkleinern und alle erforderlichen Änderungen vorzunehmen.
  5. Zur Unterschrift senden: Nachdem Sie das Dokument geprüft haben, können Sie es an die andere Partei zur Unterschrift senden. Sie können dies tun, indem Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben oder die in den Online-Signaturdienst integrierten Tools zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten verwenden. Sobald die andere Partei das Dokument unterzeichnet hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
  6. Herunterladen und speichern: Sobald alle Parteien das Dokument unterzeichnet haben, können Sie eine Kopie der unterzeichneten PDF-Datei herunterladen. Die meisten Online-Signaturdienste bieten Ihnen auch einen digitalen Prüfpfad, der alle Änderungen an dem Dokument und die Unterzeichner nachverfolgt. Es ist wichtig, dass Sie eine Kopie des unterzeichneten Dokuments für Ihre Unterlagen aufbewahren.

Die Verwendung eines Online-Signaturdienstes wie DocuSign oder HelloSign zum Signieren einer PDF-Datei ist eine schnelle, einfache und sichere Methode. Wenn Sie die oben beschriebene Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgen, können Sie Dokumente von überall und jederzeit unterschreiben und versenden, solange Sie eine Internetverbindung haben.

Option #3: Handschriftliche Unterschrift

Um eine PDF-Datei handschriftlich zu signieren, drucken Sie eine Kopie des Dokuments aus, unterschreiben es mit Stift und Papier, scannen das signierte Dokument in Ihren Computer ein und fügen das Signaturbild in die PDF-Datei ein.

Wie fügt man eine handschriftliche Unterschrift in eine PDF-Datei ein?

  1. Drucken Sie eine Kopie der PDF-Datei aus: Der erste Schritt bei der handschriftlichen Unterzeichnung einer PDF-Datei ist das Ausdrucken eines Ausdrucks des Dokuments. So können Sie das Dokument mit einem Stift und Papier unterschreiben, was für eine handschriftliche Unterschrift erforderlich ist.
  2. Unterschreiben Sie das Dokument: Nachdem Sie die PDF-Datei ausgedruckt haben, unterschreiben Sie das Dokument mit einem Stift und Papier. Achten Sie darauf, dass Ihre Unterschrift deutlich und leserlich ist, da sie im nächsten Schritt in den Computer eingescannt wird.
  3. Scannen Sie das unterschriebene Dokument: Sobald Sie das Dokument unterschrieben haben, scannen Sie das unterschriebene Dokument in Ihren Computer ein. Sie können einen Flachbettscanner oder eine mobile App verwenden, um ein Foto des signierten Dokuments zu machen.
  4. Öffnen Sie das gescannte Bild in einer Bildbearbeitungssoftware: Nachdem Sie das signierte Dokument gescannt haben, öffnen Sie das gescannte Bild in einem Bildbearbeitungsprogramm, z. B. Adobe Photoshop oder GIMP.
  5. Schneiden Sie das Bild so zu, dass es nur die Unterschrift enthält: Sobald das Bild in der Bildbearbeitungssoftware geöffnet ist, schneiden Sie das Bild so zu, dass es nur noch die Unterschrift enthält. Dies erleichtert das Einfügen des Unterschriftenbildes in die PDF-Datei im nächsten Schritt.
  6. Speichern Sie das Signaturbild: Nach dem Zuschneiden des Bildes speichern Sie das Unterschriftsbild als .jpg, .png oder in einem anderen Bildformat.
  7. Öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie signieren möchten: Sobald das Signaturbild gespeichert ist, öffnen Sie die PDF-Datei, die Sie unterschreiben möchten, in einem PDF-Reader.
  8. Fügen Sie das Signaturbild in die PDF-Datei ein: Verwenden Sie die Funktion„Bild einfügen“ oder„Signatur einfügen“ des PDF-Readers, um das Signaturbild in die PDF-Datei einzufügen. Sie können das Signaturbild an beliebiger Stelle in der PDF-Datei platzieren.
  9. Speichern Sie die PDF-Datei mit der eingefügten Signatur: Speichern Sie schließlich die PDF-Datei mit der eingefügten Signatur. Die PDF-Datei ist nun signiert und kann an den Empfänger gesendet werden.

Das Hinzufügen einer handschriftlichen Unterschrift zu einer PDF-Datei ist ein einfaches und unkompliziertes Verfahren, das nur ein paar grundlegende Werkzeuge und ein wenig Zeit erfordert. Ganz gleich, ob Sie ein wichtiges Geschäftsdokument oder eine persönliche Vereinbarung unterschreiben müssen, diese Methode bietet eine zuverlässige und bequeme Möglichkeit, Ihre Unterschrift in eine PDF-Datei einzufügen. Und da die Signatur direkt in die PDF-Datei eingefügt wird, ist sie für jeden, der Zugriff auf die Datei hat, leicht zugänglich und überprüfbar.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihre PDF-Datei schützen können, können Sie dies in unserem früheren Blog-Artikel.

Schlussfolgerung

Welche Option für das Signieren einer PDF-Datei am besten geeignet ist, hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und Präferenzen ab. Jede der oben aufgeführten Optionen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und Sie sollten Faktoren wie Legalität, Sicherheit, Kosten, Bequemlichkeit und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Wenn Sie Wert auf Sicherheit und Rechtmäßigkeit legen, kann eine digitale oder elektronische Unterschrift die beste Option sein. Wenn Sie ein knappes Budget haben und keine besonders sichere Unterschrift benötigen, kann eine handschriftliche Unterschrift genügen. Letztendlich ist es wichtig, die Vor- und Nachteile der einzelnen Optionen abzuwägen und diejenige zu wählen, die für Ihre spezielle Situation am besten geeignet ist.

Das Signieren einer PDF-Datei ist ein einfacher und sicherer Prozess, der ein hohes Maß an Vertrauen in die Authentizität des Dokuments und die Rechtsverbindlichkeit der Bedingungen schafft. Unabhängig davon, ob Sie eine PDF-Datei von Hand oder elektronisch signieren, ist es wichtig, die Bedeutung von PDF-Signaturen zu verstehen und die richtigen Schritte zu befolgen, um die Sicherheit und Gültigkeit der Signatur zu gewährleisten. Durch die Überprüfung der Unterschrift können Sie auch die Identität des Unterzeichners bestätigen und sicherstellen, dass das Dokument nicht verändert oder manipuliert wurde. Mit diesen einfachen Schritten können Sie PDF-Dateien effektiv signieren und verifizieren und so ein sicheres und vertrauenswürdiges Verfahren für die Verwaltung wichtiger Vereinbarungen und Dokumente schaffen.


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